06 jun Nieuwe wetgeving email
E-mail en marketing automation zijn middelen om meer traffic of conversie te regelen binnen je webshop. Zo kan je deze middelen bijvoorbeeld gebruiken om meer naamsbekendheid te genereren, een nieuwe campagne te lanceren of loyaliteit creëren met je maandelijkse nieuwsbrief. In een eerder artikel ‘e-mailmarketing: wat mag wel en wat mag niet?’ heb ik al uitgelegd dat je niet zomaar iedereen mag mailen. Vanaf 2018 gaat het één en ander veranderen en wordt het benaderen van je potentiële klanten strenger vanwege een nieuwe e-mailwetgeving. Wat deze wet precies inhoudt en hoe je een boete ontloopt door je aan de regels te houden, lees je in dit artikel over de nieuwe wetgeving email.
Hoe is de wetgeving email op dit moment geregeld?
Op dit moment worden consumenten tegen spam in bescherming genomen door de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Dat betekent dus nu al dat je bezoekers niet zomaar met van alles en nog wat mag lastigvallen. Deze wet wordt gehandhaafd door de OPTA en heeft de volgende 3 hoofdregels, namelijk vooraf toestemming geven voor de communicatie die wordt gecommuniceerd (‘verplichte opt-in’), de identiteit van de verzender moet bekend zijn bij de ontvanger en de e-mail dient een afmeldmogelijkheid te hebben. Indien jouw mailing niet aan deze 3 voorwaarden voldoet, loop je kans om een boete te ontvangen van de OPTA die kan oplopen tot € 450.000,- per overtreding. Wil je zeker weten dat je geen overtreding begaat? Neem dan vrijblijvend contact op met ons middels onderstaand formulier.
Wat gaat er veranderen aan de e-mailwetgeving in 2018?
Veel bedrijven voldoen (helaas) nog niet aan de richtlijnen waardoor veel consumenten regelmatig spam ontvangen. Daarnaast hebben veel consumenten wel toestemming gegeven voor mailings, zonder dat ze zich hiervan bewust zijn.
Hoewel het nog ver weg klinkt, is het belangrijk om nu alvast rekening te houden met de wetswijziging van mei 2018. Dan gaat de GDPR (General Data Protection Regulation) de huidige wet vervangen. Deze wet gaat niet alleen gelden voor het Nederlandse systeem, maar voor alle lidstaten van de EU.
Waarmee moet je rekening houden met deze wijziging in de e-mail wetgeving?
Toepassing & vragen om toestemming voor de nieuwe wetgeving email 2018?
Zoals hierboven benoemd, is het nu al benodigd om toestemming voor het opslaan van persoonsgegevens aan de consument te vragen. Ten eerste: het begrip “persoonsgegevens” wordt breder en valt onder de noemer: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar persoon”. Dat betekent dat gegevens zoals een online nickname of kenteken hieronder vallen.
Echter gaat de nieuwe e-mailwet hier een stuk verder in: de optie ‘schrijf me in voor de nieuwsbrief’ of ‘ik geef toestemming om e-mails te ontvangen van..’ mag niet meer vooraf aangevinkt zijn. De gebruiker dient dus zélf deze optie aan te vinken.
Daarnaast moet je voor ieder doel apart toestemming gaan vragen. Voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven, notificaties en acties moet afzonderlijk toestemming gevraagd worden. Ook is het belangrijk dat je als website/webshop de aanmeldingen bewaart; je moet namelijk kunnen bewijzen dat jouw bezoeker daadwerkelijk toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van jouw e-mails.
✅ Tip: zet een documentatiesysteem op om aan te tonen dat je bedrijf aan de verplichtingen van de nieuwe e-mailwet voldoet
Transparantie
Zoals ik eerder in mijn artikel al aangaf, moet duidelijk zijn wie de afzender van de e-mail is. Het is goed om niet alleen op het gebied van e-mail, maar in al je uitingen te zorgen voor zoveel mogelijk transparantie: dat maakt je bedrijf namelijk geloofwaardiger. Voor je mailings houdt dit in dat de ontvanger van jouw e-mail (vóórdat deze je mailings ontvangt) wordt geïnformeerd over wat er met de persoonsgegevens gebeurt. Denk hierbij aan:
- Recht op verzet
- Inzage en rectificatie
- Recht om vergeten te worden
- Recht op overdraagbaarheid van zijn data (“dataportabiliteit”)
- Recht om de verwerking te beperken
- Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
✅ Tip: Dit soort informatie kan je afvangen in de privacy policy van je website
Overeenkomsten afsluiten met bewerkers
Bij de wet bescherming persoonsgegevens is het verplicht om met de bewerkers (‘een zelfstandige partij die persoonsgegevens verwerkt voor doeleinden van de eindverantwoordelijke’) van de mailings een overeenkomst af te sluiten. Er zijn echter een aantal factoren die in de nieuwe e-mailwet verplicht worden gesteld, zoals het doel van de verwerking, soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt en passende beveiligingsmaatregelen.
✅ Tip: Achterhaal welke bewerkers (wellicht een extern (marketing)bureau) er op dit moment actief zijn en welke afspraken er zijn gemaakt in de huidige overeenkomst.
Nieuwe sancties
Onder de huidige e-mailwet kan de OPTA boetes uitdelen tot maximaal € 450.000,-. De OPTA is alleen in Nederland geregeld en aangezien de GDPR het gaat overnemen voor de EU, wordt de boete een stuk hoger. De maximale boete is 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde omzet.
✅ Tip: Controleer of jouw organisatie op een rechtmatige manier e-mailadressen verkrijgt & e-mails verzendt volgens de nieuwe e-mailwetgeving die in 2018 van kracht gaat.
Lees hier de inhoud van de hele e-mailwet
Waarom je organisatie nu al inrichten op de naderende nieuwe e-mailwetgeving?
Hoewel de nieuwe e-mailwet nog ver weg lijkt, is het zeker geen overbodige luxe om nú al te starten met het inrichten van je organisatie en wel om de volgende redenen:
- Je wilt geen kwantitatieve maar een kwalitatieve e-maildatabase. Je lezers raken gefrustreerd van spam-mails en je haalt er niks uit. Alleen al daarom zou je nú moeten starten met het nieuwe e-mailbeleid
- Het lijkt ver weg, maar dergelijke aanpassingen kosten tijd. Zorgen dat iedereen binnen en buiten je organisatie op de hoogte is, administratiesystemen op orde krijgen en een nieuw beleid doorvoeren kost (zeker binnen een grote organisatie) aardig wat tijd. Een jaar is dan snel voorbij en je wilt als bedrijf natuurlijk geen flater slaan.
- Loop voorop en ben je concurrent voor. Voor je klanten is het alleen maar positief dat jij bezig bent met een zo gebruiksvriendelijk mogelijk beleid! Je e-mailbeleid ga je natuurlijk niet alleen aanpassen ‘omdat het moet’, maar omdat je je klant tevreden wil houden. Hoe eerder hoe beter dus.
Heb je vragen rondom het e-mailbeleid of heb je algemene vragen over online marketing gerelateerde zaken? Neem gerust contact op via tel: 0416 30 10 50 of jody@markating.nl.
Geen reactie's